Olen viimeaikoina päässyt toteuttamaan etäopetusta ja testaamaan erilaisia työkaluja. Viime keväänä ideoin opiskelijoiden etätukipalvelun käytännön toteutuksen. Opiskelijat toteuttivat chat -palvelun Ammattiopisto Lappian Kyberkeskuksen sivuilla, jossa neuvoivat opiskelijoita, opettajia ja muuta henkilökuntaa Teams:n käytössä siirryttyämme pikaisella aikataululla etäopetukseen ja etätyöhön. Projekti onnistui erittäin hyvin. Tehtävään valitut opiskelijat olivat motivoituneita, ryhmäytyivät hyvin ja olivat avoimia teknologioiden suhteen joita kokeilimme.

"Motivoituneet ryhmäytyneet opiskelijat ovat edellytys onnistumiselle. Luota opiskelijoihin. Yllätyt positiivisesti kuinka paljon potentiaalia opiskelijatiimissä on."

Saimme arvokasta kokemusta chat -järjestelmästä ja sen liittymisestä henkilöstöhallinnon järjestelmiin. Kytkentä työaikakirjapitoon toimi hyvin. Käytimme toteutuksessa odoo -toiminnanohjausjärjestelmää ja sen asiakastukijärjestelmää ja chat -toimintoa.

Chat tuen organisointi onnistui erittäin hyvin. Siihen vaikutti positiivisesti opiskelijoiden ottaminen mukaan suunnitteluun ja toteutus opiskelijavetoisesti. Opiskelijat laativat työvuorot itse. He myös noudattivat niitä. Jos tuli jokin meno tai sairaus, niin työvuorojen muutos onnistui opiskelijoiden toimesta nopeasti ja joustavasti. Tämä lähestymistapa edesattoi myös tiimin ryhmäytymistä. Käytännön toteutus muokkautui juuri sellaiseksi kun se oli ideoitukin. Vuorossa olevat asiakaspalvelijat eivät joutuneet yksin kohtaamaan chat -tukeen yhteyttä ottaneen asiakkaan ongelmia. Asiakaspalvelijan tukena oli koko ajan toimiva taustatiimi. Opiskelijat auttoivat taustalla asiakasrajapinnassa olevaa opiskelijaa etsimällä tietoa, kokeilemalla, testaamalla. Todella ammattimaista ja tehokasta toimintaa.

"On tärkeää järjestää toimivat etätyöskentelyvälineet tiimin yhteydenpitoon ja taustatuen toteuttamiseen."

Tämä toteutui sen takia, että meillä oli hyvä tiimi ja erittäin sitoutunut ja pätevä opiskelija veti tukitiimiä. Oman osansa onnistumiseen vaikutti myös tiimin käytössä olevat tukijärjestelmät. Asensimme käyttöömme open source periaatteella toimivan rocket.chat chat -järjestelmän. Rocket.chat-järjestelmään sai linkitettyä suoraan etätuki ja -palaveri järjestelmän, joksi muodostui omalle palvelimelle asennettu jitzi -järjestelmä. Sen avulla ryhmä piti sisäisiä koulutuksia ja palavereja. Käytimme myös BigBlueButton etäopetustiloja. Tämä väline osoittautui erittäin ketteräksi ja hämmästyttävän toimivaksi.

"Järkevää on testata työkaluja ja löytää sopivat työkalut, kun käyttää väkisin jotain työkalua, joka ei sovellu parhaiten aiottuun työtehtävään. Varsinkin, jos työkalu on organisaation strateginen valinta. Vaarana on se, että valittua työkalua yritetään väkisin soveltaa tehtävään, johon se soveltuu huonosti tai vähintäänkin ei ole paras mahdollinen."

Kerron varmaan jossain vaiheessa tarkemmin rocket.chatista, jitzi:stä ja BigBluebuttonista.

Nyt syksyllä olemme ottaneet käyttöön ulkoistetun virtuaalisen palvelinsalin. Tämän pohjana on fyysinen palvelin, jonka olemme vuokranneet palvelinsalista. Virtualisoinnin olemme tehneet itse. On tarjolla kaikenlaisia pilvipalveluja, mutta silloin profiloituisimme palvelujen käyttäjiksi emmekä palvelujen tuottajiksi, joita haluamme olla. Haluamme itse oppia tuottamaan pilvipalveluja. Kubernetes -pilvipalvelun toteutus virtuaalisessa konesalissamme on jo melko pitkällä. Virtuaalipalvelimet ja web-hotellit osaamme jo tuottaa asiakkaille.

"Usea tietotekniikan osaamisalue uhkaa kadota organisaatioiden ulkoistamisvimman seurauksena. Jos osaaminen kadotetaan, saattaa paluu omien järjestelmien käyttöön olla vaikeaa, kun siihen tulevaisuudessa syystä tai toisesta on tarvetta."

Tietoturvasta huolehtiminen muodostaa oman vaativan haasteensa. Viimeaikaisten uutisten valossa (vastaamo:n tietomurto) se on erittäin tärkeä asia opettaa tietotekniikan tuleville ammattilaisille. Tietotekniikan ammattilaisten tulee osata tuottaa tietoturvallisia järjestelmiä käytännössä ei vain teoriassa. Huolestuttava kehitys on kaiken yritysten kannalta strategisen tiedon ulkoistaminen. Esimerkkinä postipalvelimet. Kohta ei enää löydy ammattilaisia, jotka osaavat ylläpitää yritysten kannalta strategisia järjestelmiä.

Me yritämme tehdä parhaamme, että tämä negatiivinen visio ei toteutuisi.